Assistenz der Vorständin HR & Compliance (m/w/d)

Hubert Burda Media

Oct 2

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Job
Full-time
Senior Level
Consulting
People, HR & Administration

Requirements

Für die Position können Sie eine mehrjährige Assistenzerfahrung mindestens auf Geschäftsführungsebene und gerne auch im internationalen Umfeld vorweisen
Sie haben Ihre kaufmännische Ausbildung, gerne auch ein Studium (keine Vorgabe zur Fachrichtung) erfolgreich abgeschlossen
Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office (Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint) und allen gängigen Büroanwendungen, sowie aufgeschlossen gegenüber weiteren IT-Tools
Sie besitzen neben einem muttersprachlichem Deutschniveau auch ausgezeichnete Englischkenntnisse (C2) und formulieren flüssig und fehlerfrei in beiden Sprachen
Sie überzeugen mit einer schnellen Auffassungsgabe sowie mitdenkenden, antizipierenden Arbeitsweise und sind erfahren im Management sehr unterschiedlicher Stakeholder
Sie sind ein stets verlässlicher und loyaler Teamplayer, erarbeiten sich ein gutes internes Netzwerk und arbeiten geräuschlos mit allen Schnittstellenfunktionen zusammen
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Engagement, aber auch der gewisse Sinn für Humor– auch in hektischen Phasen – zeichnen Sie aus
Ihr selbstständiges, strukturiertes und zuverlässiges Denken und Handeln konnten Sie schon mehrfach unter Beweis stellen
Zudem verfügen Sie über ein sicheres und freundliches Auftreten, gepaart mit professionellem Umgang auch mit internationalen Gesprächspartnern

Responsibilities

Sie unterstützen die Vorständin im Tagesgeschäft bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
Sie sind zuständig für die Planung, Organisation und Koordination von weltweiten Geschäftsreisen, internen und externen Terminen, Meetings und Events
Zudem verantworten Sie die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Meetings
Als zentrale Kontaktperson übernehmen Sie die Betreuung der internen und externen Kollege:innen, Geschäftspartner:innen und Besucher:innen
Darüber hinaus übernehmen Sie eigene Projekte und erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z.B. telefonische und schriftliche Anfragen, die Pflege der Dokumentenablage, digitale Rechnungsfreigabe, Postbearbeitung und die Organisation von Veranstaltungen für Mitarbeitende

FAQs

What are the main responsibilities of the Assistenz der Vorständin HR & Compliance position?

The main responsibilities include supporting the board member in daily administrative tasks, planning and organizing business trips, meetings, and events, preparing conferences, and managing communication with colleagues and business partners, along with handling various secretarial duties.

What qualifications are required for this position?

Candidates should have several years of assistant experience at the executive level, a completed commercial training or degree, proficiency in MS-Office, excellent communication skills in German (native level) and English (C2), and strong organizational and stakeholder management abilities.

What type of work environment does Burda offer?

Burda offers a diverse and secure work environment with a great degree of creative freedom, opportunities for interdisciplinary networking, and innovative projects.

What benefits does Burda provide to employees?

Benefits include support for retirement plans, bicycle leasing, health management, discounts on fitness memberships, personal and professional development opportunities, 30 days of vacation, flexible working hours, and access to an on-site restaurant and daycare.

Is there an opportunity for career advancement?

Yes, Burda promotes personal and professional development through various training and coaching opportunities, as well as internal mobility options.

Does Burda offer any support for work-life balance?

Yes, employees benefit from flexible working hours, the option for up to 20 days of workation in the EU, and 30 days of vacation to promote a healthy work-life balance.

Is this position focused on a specific gender or demographic?

No, Burda values diversity and encourages applications from all individuals, regardless of gender, nationality, ethnic and social background, religion, disability, age, sexual orientation, or identity.

How should applicants submit their applications?

Applicants are requested to use the online application form provided on Burda's career website.

Hubert Burda Media

Entertainment & Media

Industry

10,001+

Employees

Mission & Purpose

With around 10,500 employees and over 500 brands world-wide, Hubert Burda Media is one of Germany’s largest technology and media companies. We create media with people, for people. We use our social relevance to make a difference and offer our employees the freedom to be creative and to invent new things. That is why working at Burda means: working "...in good company". All our business activities focus on our consumers, offering them reliable information, helpful services and great entertainment. We have strong media and digital brands in the News, Tech, Food, Living, Gardening, Fashion, Lifestyle, Health and Entertainment segments. We are active in 13 markets across Europe, Asia, and the United States. A family enterprise with a history spanning over 100 years, Burda combines traditional publishing with successful digital innovation and also invests in digital business models to ensure their long-term success. Examples include Xing, Nebenan.de and Vinted. Our digital activities also include journalism services such as Focus Online and Chip.de. We strive to actively shape the changes taking place in the media world. Our employees are as diverse as our company, technologies and media. If you have an entrepreneurial mindset, can take responsibility, and enjoy working in a team to drive innovation, Burda is the right place for you.