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ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE STUDIO (H/F)

  • Job
    Full-time
    Junior & Mid Level
  • People, HR & Administration
    Creative Arts & Fashion
  • Paris

AI generated summary

  • You should have training in assistance or fashion, experience in team or personal support, strong interpersonal skills, autonomy, proactivity, a service mindset, and fluent English.
  • You will manage studio logistics, support new team members, handle scheduling, organize travels and events, coordinate archives, assist with meetings, and maintain workspace order.

Requirements

  • Issu(e) d’une formation de type Assistanat ou Mode, et disposez d’une expérience en d’assistanat d’équipe et/ou d’Assistant(e) personnel(le)
  • Très bon relationnel, capacité à travailler en équipe et interagir efficacement en interne avec des profils très différents (créatifs, marketing, …)
  • Autonomie, proactivité, fort sens du service
  • Parfaite maîtrise de l’anglais (écrit et oral)

Responsibilities

  • Gestion / Organisation du Studio : Création des invitations / gestion / modification du planning
  • Gestion des nouveaux arrivants de l'équipe : Mise à disposition du matériel, création de session, gestion des demandes de Licence pour logiciel
  • Gestion et communication du calendrier des congés de l'équipe maroquinerie et accessoires
  • Organisation des voyages de recherches et autre déplacement
  • Organisation, communication d'évènement interne au département
  • Gestion des demandes du Directeur du Studio (dont notes de frais)
  • Gestion de l'espace de travail : Organisation pour avoir un système de roulement et libérer des espaces pour accueillir les maquettes de nouvelles saisons
  • Aide à la préparation des meetings avec la direction artistique
  • Gestion des archives avec le patrimoine / Répondre aux demandes Archives LV, recherches Vintage.
  • Coordination de la recherche de profils (stagiaires, designers) en lien avec les RH et organisation des entretiens
  • Missions complémentaires liées au poste :
  • Archivage et historique des achats vintages du studio
  • Création d'une bibliothèque de matière par catégorie : Essais Textile, Essais Cuir, Pièce métalliques ; à la fois pour les saisons précédentes et pour la saison en cours (gain de temps pour trouver tous les éléments) et gain d'espace de travail
  • Archivage et inventaire des maquettes annulées par saison : Créer un affichage de ce que nous gardons en archive et de ce que nous envoyons
  • Suivi et gestion des demandes faites au patrimoine
  • Création d'une « bible » d'historique des protos par saison avec les photos des proto.
  • Organisation, communication et suivi des évènements presse ou interview liés au Studio ou au Directeur artistique
  • Garantir que l’espace de travail et salle de réunion organisée et en ordre au quotidien

FAQs

What is the main role of the Assistant(e) Administrative Studio at Louis Vuitton?

The main role is to support the Director of the Studio and the entire team by facilitating the organization of creative work within the Maroquinerie Studio.

What are the primary responsibilities of this position?

Responsibilities include managing the agenda, coordinating new team members, organizing travel, handling internal events, managing communication with the Studio Director, and overseeing workspace organization.

What qualifications are required for this position?

Candidates should have an education in Assistanat or Fashion and experience in team assistance or as a personal assistant, along with strong interpersonal skills, autonomy, and a proactive attitude.

Is proficiency in a second language required for this role?

Yes, perfect mastery of English, both written and spoken, is required.

Will I need to coordinate with other departments?

Yes, interaction with various internal profiles, such as creatives and marketing, is essential for this role.

Is there an opportunity for professional development in this position?

Yes, working at Louis Vuitton provides a unique environment that encourages personal growth and development opportunities through diverse responsibilities and experiences.

What kind of team dynamics can I expect in this role?

You can expect to work in a collaborative and inclusive team environment that celebrates diversity and encourages engagement among team members with different backgrounds and skills.

Are there any specific technical skills needed for this role?

While specific technical skills are not explicitly mentioned, familiarity with office software and tools for managing schedules, archives, and communication is beneficial.

How does Louis Vuitton approach inclusivity in the workplace?

Louis Vuitton is committed to respecting and promoting equal opportunities and creating an inclusive work environment that celebrates all singularities.

Fashion & Arts
Industry
10,001+
Employees
1854
Founded Year

Mission & Purpose

For more than 150 years, men and women at Louis Vuitton have shared the same spirit of excellence and passion, reaffirming their expertise every day, the world over. With us, every career is a journey, filled with excitement and challenge, desire and daring. There is no better way to reveal your potential. Explore, develop, innovate, create... Every journey is unique. Today, Louis Vuitton invites you to discover your own.