Logo of Huzzle

Home

Matches

Explore

Manage

MANAGEMENT-OFFICE ASSISTENT

image

Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam)

1mo ago

  • Job
    Full-time
    Junior Level
  • People, HR & Administration
    Facilities Management
  • Amsterdam

AI generated summary

  • You need MBO+ level education, 2 years of management support experience, good MS Office skills, fluent in Dutch and English, and a proactive, flexible, team-oriented spirit.
  • You will assist staff with inquiries, manage schedules, organize meetings/events, handle logistics, support recruitment, maintain admin processes, take meeting notes, and ensure exam support.

Requirements

  • Je hebt MBO+ werk- en denkniveau (minimaal een MBO4 of havo diploma), aangevuld met een relevante management/secretariële opleiding of ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt minimaal 2 jaar management ondersteunende werkervaring.
  • Je hebt goede kennis van verschillende computerprogramma’s waaronder Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
  • Je beschikt over goede kennis en beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je hebt een dienstverlenende, flexibele, proactieve instelling en beschikt over goede contactuele eigenschappen.
  • Je houdt van werken in teamverband, maar kunt ook zelfstandig werken.

Responsibilities

  • Je fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers: je verstrekt informatie en indien nodig verwijs je door binnen de organisatie.
  • Je ondersteunt leidinggevenden met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
  • Je regelt facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, de catering en bloemen.
  • Je verricht algemene organisatorische werkzaamheden zoals post- en telefoonafhandeling en verzorgt correspondentie.
  • Je assisteert bij sollicitatieprocedures, o.a. uitnodigingen en afhandelen van afschrijvingen.
  • Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve processen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers (regelen van toegangspassen, laptop, etc.) en het bijhouden van het overzicht medewerkers op de website.
  • Je notuleert bij stafbijeenkomsten in het Engels.
  • Je ondersteunt de docenten bij de examens, digitale examens invoeren, fysieke tentamens printen, organiseren inzages.
  • Ondersteunen bij het organiseren van evenementen zoals Masterevent, thesispresentaties en trainingen.
  • Je staat klaar voor de medewerkers van de afdeling samen met een andere collega en neemt werk van elkaar over als dat nodig is.

FAQs

What is the job title for this position?

The job title is Management-Office Assistant.

What are the main responsibilities of this role?

The main responsibilities include serving as a point of contact for employees, supporting management with agenda management and organizing meetings, handling administrative tasks, assisting in recruitment processes, and supporting events and examinations.

What qualifications are required for this position?

Candidates should have an MBO+ work and thinking level with at least an MBO4 or HAVO diploma, supplemented by relevant management or secretarial training or experience in a similar role.

How many years of experience are required for this position?

A minimum of 2 years of management support work experience is required.

What skills are needed for this job?

Proficiency in Microsoft Office, strong verbal and written skills in both English and Dutch, and excellent interpersonal skills are essential. A proactive and flexible service-oriented attitude is also necessary.

Is this role full-time or part-time?

This position is offered as a part-time role at 0.6 FTE.

What is the salary range for this position?

The salary ranges from a minimum of €2,693.00 to a maximum of €3,636.00 gross per month, depending on qualifications and experience.

What benefits are included in this position?

The position offers a competitive vacation allowance, 8% vacation pay, a year-end bonus, contributions to pension plans, sports facilities, and travel expense reimbursements.

What is the team environment like in the department?

The department promotes an informal atmosphere with short communication lines and values personal development among its staff.

How can applicants apply for this position?

Interested candidates can apply by following the application instructions provided in the job listing; note that applications via email are not accepted.

image

Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam)

Unlock Your Potential.

Education
Industry
5001-10,000
Employees

Mission & Purpose

Changing the world starts with seeing opportunities. Thinking in possibilities. That applies to you and your own talent, too. All that sits within: new insights, great ideas. We’re keen to find out what you bring to the world. Unlock your potential.