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Office and General Manager Assistant (m/w/d)

  • Job
    Full-time
    Junior & Mid Level
  • Customer Relations
    People, HR & Administration
  • Munich

AI generated summary

  • You need a completed commercial training, 2–3 years in a similar role, excellent German and English, service orientation, MS Office skills, and a friendly phone presence. French is a plus.
  • You will manage office tasks, welcome visitors, handle calls, organize travel, support events, and assist with employee needs, ensuring smooth daily operations.

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent/in, Hotelfachfrau/-mann)
  • Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Selbstständige, lösungsorientierte und organisierte Arbeitsweise
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse und Erfahrung mit Reisebuchungen
  • Teamgeist, Kommunikationsstärke und ein gepflegtes Erscheinungsbild
  • Freundliche Telefonstimme und hohes Maß an Kollegialität

Responsibilities

  • Ihre Aufgaben: Empfang und Office Management:
  • Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Bedienung und Organisation der Telefonzentrale
  • Sortierung und Verteilung der Post sowie Versand und Handling von Kurierdiensten
  • Ansprechpartner/in für Gebäudemanagement, Hausmeister und Büroreinigungsfirma
  • Pflege der Büro-Küche
  • Organisation von Bestellungen, z. B. Druckmaterialien für Stores und Headoffice
  • Vorbereitung und Versand von Geburtstagskarten, Geschenkgutscheinen und Blumenarrangements für Mitarbeiter/innen
  • Reiseplanung und Unterstützung:
  • Organisation und Buchung von Reisen (Flüge, Züge, Hotels) für den General Manager
  • Unterstützung bei Konferenzen und Trainings (Catering, Materialbereitstellung, Reservierungen)
  • Überprüfung und Kontierung von Reise- und Hotelrechnungen
  • Allgemeine Unterstützung:
  • Unterstützung bei der Interim-Wohnungssuche für Management-Mitarbeiter/innen
  • Organisation kleiner interner Events zur Förderung des Wohlbefindens der Headoffice-Mitarbeiter/innen

FAQs

What is the job title for this position?

The job title is Office and General Manager Assistant (m/w/d).

Where is the job located?

The job is located in our Headoffice in München.

What is the employment type for this position?

The employment type is full-time (40 hours/week).

What are the main responsibilities of the Office and General Manager Assistant?

Responsibilities include professional reception and visitor care, phone management, mail sorting and distribution, office kitchen maintenance, travel planning for the General Manager, and general support for the team.

What qualifications are required for this position?

A completed commercial training (e.g., as a foreign language correspondent or in hotel management) and at least 2–3 years of relevant experience are required.

What language skills are necessary for this role?

Excellent German and very good English skills in both spoken and written form are required; knowledge of French is a plus.

What technical skills should candidates possess?

Candidates should have very good MS Office knowledge and experience with travel bookings.

Is team spirit important for this position?

Yes, team spirit, communication skills, and a friendly demeanor are essential qualities for this role.

What benefits does the company offer?

The company offers a responsible and varied role in a world-renowned organization, a dynamic work environment with international perspectives, and development opportunities in a leading luxury brand.

What is the reference number for this job?

The reference number for this job is LVM26704.

Fashion & Arts
Industry
10,001+
Employees
1854
Founded Year

Mission & Purpose

For more than 150 years, men and women at Louis Vuitton have shared the same spirit of excellence and passion, reaffirming their expertise every day, the world over. With us, every career is a journey, filled with excitement and challenge, desire and daring. There is no better way to reveal your potential. Explore, develop, innovate, create... Every journey is unique. Today, Louis Vuitton invites you to discover your own.